Der er nok mange, som desværre underkender, hvor meget struktur betyder for at være mere effektiv i hverdagen. Mange medarbejdere har fokus på at lave det arbejde, de bliver bedt om og på kunderne, som selvfølgelig er vigtigt. Men er der ikke struktur, så risikerer man, at vigtigt arbejde, som man har brugt meget tid på, bliver væk for en. Og så bliver det en længere proces, end hvis du havde investeret tid i at sortere arbejdet.
Danske virksomheder med fart på – måske lidt for meget
Mange danske virksomheder arbejder med fuld drøn på hver dag og har masser at lave, men det kan være svært at følge med, hvis man ikke har styr på de grundlæggende, strukturelle ting. Og så kan det pludselig vende for en virksomhed, og de ambitioner man havde kan ikke blive udlevet.
Der er et stigende behov for at ansatte projektledere og sekretærer, som kan sørge for de praktiske ting, mens medarbejdere kan fokusere på det arbejdsområde, de er gode til. Dog vil det stadig kræve noget af medarbejderne. Men bliver de rigtige rammer sat op for dem, bliver det nemmere at gå til, og så bliver det gjort. Da kan arbejdet effektiviseres, og det vil spare virksomheden mange penge på den lange bane.
Brug lavpraktiske kontorartikler
En virksomhed bør benytte helt lavpraktiske kontorartikler til at sortere arbejdet. På trods af digitaliseringens indtræden, hvor mange dokumenter er digitale, så er der stadig maser af fysiske papirer – også fordi at nogle medarbejdere fortrækker det og arbejder bedst med det. De skal sorteres, så de er nemme at komme til. Man kan bruge disse ting til at skabe struktur i arbejdet:
- Ringbind, hvor medarbejderne kan have flere forskellige, som måske er delt op i kunder, forretningsområder eller andet. Se mere her: https://www.kontorsyd.dk/da/products/ringbind
- En bakke på bordet. Man kan naturligvis ikke have 10 ringbind til at ligge på bordet, så derfor kan man nøjes med en bakke, hvor de dokumenter og andre kontorartikler som kuglepinde, post-its og lignende, man bruger dagligt, kan være. Ringbindene kan være til det, som kun bruges en gang i mellem, men som er vigtige.
- En fysisk kalender. Med denne kan du skabe et overblik over, hvad du skal huske den pågældende dag, uge og måned. Husk også at skrive fritidsaktiviteter på, så du bliver mindet om, at du skal have ladet batterierne op og holde fri.
Alt afhængigt af, hvilket arbejdsområde du arbejder med, kan man skrue op og ned for kontorartikler. Hvis man er meget kreativ, skal man nok skrue mere op for det, men i dette indlæg er du blevet introduceret til nogle grundlæggende råd til, hvordan du kan skabe mere struktur i hverdagen og effektivisere arbejdet.